Als Unternehmer oder Unternehmerin in Deutschland müssen Sie sich nicht nur um die täglichen Geschäftsabläufe kümmern, sondern auch um zahlreiche rechtliche Pflichten, darunter die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen. In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen und welche Konsequenzen bei Nichterfüllung drohen.
Grundsätzliches
Die Aufbewahrungspflicht betrifft grundsätzlich alle Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Buchungsbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Korrespondenzen und Handelsbriefe. Aber auch Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, wie Steuererklärungen und Steuerbescheide, müssen aufbewahrt werden.
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist in verschiedenen Gesetzen geregelt und kann je nach Art des Dokuments und der Rechtsgrundlage variieren. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungspflichten:
Handels- und Geschäftsbriefe
Hierzu gehören alle schriftlichen Dokumente, die im Rahmen des Handels oder Geschäftsverkehrs entstehen, wie zum Beispiel Bestellungen, Angebote oder Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sechs Jahre ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Buchungsbelege
Zu den Buchungsbelegen gehören alle Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind, wie zum Beispiel Kassenbücher, Bankbelege oder Rechnungen. Auch hier beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Diese müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Steuerunterlagen
Hierzu gehören Steuererklärungen, Steuerbescheide und alle Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. Die Aufbewahrungspflicht beträgt hier ebenfalls zehn Jahre beginnend ab dem Veranlagungszeitpunkt durch die Finanzverwaltung.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen nicht erst ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments beginnen, sondern erst ab dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres. Das bedeutet, dass Dokumente aus dem Jahr 2020 beispielsweise bis Ende 2030 aufbewahrt werden müssen.
Konsequenzen bei Nichterfüllung
Die Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht kann für UnternehmerInnen Konsequenzen haben. Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können bei fehlenden Unterlagen Schätzungen vorgenommen werden, die zu höheren Steuerzahlungen führen können. Auch eine Verurteilung wegen Steuerhinterziehung oder Bußgelder wegen Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht sind möglich.
Möglichkeiten der Aufbewahrung
Um dieser Pflicht nachzukommen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die klassische Methode ist die Aufbewahrung der Dokumente in Papierform in Ordnern oder Schränken. Hierbei sollten die Unterlagen nach Art und Jahr sortiert werden. Bei der digitalen Aufbewahrung müssen die Dokumente elektronisch archiviert werden und es müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllt werden, um die Unveränderbarkeit und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Digitale Aufbewahrung
Als UnternehmerIn müssen Sie bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, verschiedene Besonderheiten berücksichtigen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dazu gehören:
Verfahrensdokumentation
Sie müssen, so wie generell für jeden Vorgang in Ihrer Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation erstellen, in der das verwendete elektronische Aufbewahrungssystem sowie die organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Verfügbarkeit der Unterlagen beschrieben werden.
Revisionssicherheit
Digitale Unterlagen müssen jederzeit revisions- und auswertungssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie jederzeit lesbar, vollständig und unveränderbar sein müssen.
Aufbewahrung in einem sicheren System
Die digitalen Unterlagen müssen in einem sicheren System aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass das System gegen unbefugten Zugriff geschützt sein muss und dass die Daten vor Verlust, Beschädigung oder Zerstörung gesichert sein müssen.
Exportfähigkeit
Die digitalen Unterlagen müssen exportfähig sein, d.h. sie müssen in einem standardisierten Format gespeichert werden, das eine spätere Weiterverarbeitung ermöglicht.
Besonderheit: Email-Aufbewahrung
Als UnternehmerIn müssen Sie auch verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen, wenn es um die Aufbewahrung von E-Mails geht. Auch hier legen die GoBD die Anforderungen an die Aufbewahrung fest.
Aufbewahrungsfrist
Die GoBD legen fest, dass Unterlagen, einschließlich E-Mails, in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail erstellt oder empfangen wurde.
Unveränderbarkeit
Die GoBD fordern, dass elektronische Unterlagen einschließlich E-Mails unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet, dass Änderungen an den E-Mails nicht mehr möglich sein dürfen. Es ist jedoch zulässig, Anmerkungen oder Ergänzungen in Form von Kommentaren oder Vermerken hinzuzufügen, um die Lesbarkeit oder Verständlichkeit zu verbessern. ACHTUNG! Eine Mail auszudrucken enspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen! Die E-Mail muss zwingend in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden!
Vollständigkeit
E-Mails mit Inhalt, der Bestandtteil des laufenden Geschäftes eines Unternehmens ist, müssen vollständig aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sämtliche Teile einer E-Mail aufbewahrt werden müssen, einschließlich Anhänge, Signaturen, Empfangs- und Versanddaten.
Lesbarkeit
Die GoBD fordern, dass elektronische Unterlagen, einschließlich E-Mails, jederzeit lesbar sein müssen. Das bedeutet, dass die E-Mails auch nach Jahren noch problemlos geöffnet und gelesen werden können müssen.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Als UnternehmerIn müssen Sie technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die E-Mails während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar, vollständig und lesbar bleiben. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige Backups, um Datenverluste zu vermeiden, sowie Maßnahmen zum Schutz vor Manipulation und unbefugtem Zugriff.
Nachvollziehbarkeit
Die GoBD fordern, dass jeder Schritt bei der Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen, einschließlich E-Mails, nachvollziehbar dokumentiert werden muss. Das bedeutet, dass Sie eine Protokollierung vornehmen müssen, wer auf die E-Mails zugreift und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Abschließend sei gesagt
Diese Punkte sind nur einige der Besonderheiten, die bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen für Unternehmer in Bezug auf die GoBD zu beachten sind. Es ist daher ratsam, sich eingehend mit den Vorschriften der GoBD vertraut zu machen und gegebenenfalls eine Beratung bei uns oder einem Experten in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
