Digitalisierung im Büro

Heftest du noch oder lebst du schon?

„Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben.“

Albert Einstein

Doch was bedeutet eigentlich Zukunft? Wie können wir uns zukunftsfähig machen? Was gehört dazu?

Wir Menschen streben nach Fortschritt, das tun wir schon immer. Ohne diesen Drang nach Veränderung würde es heute wahrscheinlich weder Computer, noch Telefone geben, welche aber nicht mehr weg zu denken sind; vor allem auch für unseren Alltag und die Arbeit in der Kanzlei. Aber wir möchten noch einen Schritt weiter gehen:

Denn Digitalisierung ist noch viel mehr als ein PC und ein Telefon.

Wir als Steuerkanzlei Wolf & Wolf sehen uns als digitalen Partner an der Seite unserer Mandanten und warten auch in diesem Jahr wieder darauf als Digitale Kanzlei von DATEV ausgezeichnet zu werden. Da uns das Thema am Herzen liegt versuchen wir regelmäßig unsere eigenen Prozesse zu optimieren und auch unsere Mandanten auf ihrem Weg der Digitalisierung zu begleiten. Aus diesem Grund haben unsere beiden Steuerfachangestellten und Digitalisierungs-Expertinnen Manuela Dietz und Jasmin Barz Ende letzten Jahres ein Seminar über das „Digitale Büro“ gehalten. Ein Teil ihres Wissens möchten wir auch in diesem Blogbeitrag weitergeben.

  • Was ist ein Digitales Büro überhaupt?
  • Welche Prozesse sollten geändert werden?
  • Wie kann ich das umsetzen?
  • Und warum bringt mich das als Unternehmen weiter?

Der einfachste Schritt in die Digitalisierung, ist einer weg von Papier und hin zu digitalen Alternativen. Stellen Sie beispielsweise Ihre Rechnungen per Email zur Verfügung anstatt sie postalisch zu versenden. Auch den Posteingang können Sie einfach digitalisieren. Durch ein einheitliches Archivierungssystem können eingegangene Emails beispielsweise für alle zugänglich gemacht werden. Aber auch die Post, die in Papierform eingeht lohnt sich zu digitalisieren. So spart man sich nicht nur zahlreiche Ordner voller Dokumente, die Platz brauchen, sondern ebenso ein langes Suchen. Die Transparenz innerhalb des Unternehmens kann so zusätzlich gesteigert werden.

Ebenso lassen sich Prozesse in der Personalabteilung einfach digitalisieren. Lohnabrechnungen, Verträge und Krankmeldungen sind schneller verschickt und vor allem gehen sie in digitaler Form weniger schnell verloren.

Eine Zeitersparnis lässt sich auch erzielen wenn man den Zahlungsverkehr zunehmend digitalisiert. Beispielsweise lassen sich mit einer digitalen Bank Lohnzahlungen oder Rechnungen aller Art im Schnitt 5 Mal schneller und auch sehr viel einfacher überweisen und offene Posten können leichter nachvollzogen werden. Eine direkte Verknüpfung von der Bank und den Belegen ist möglich und erleichtert die Arbeit. So kann schnell ein Überblick geschaffen werden.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit Projektplanungen zu tun haben, lohnt es sich auch hier über eine zunehmende Digitalisierung nachzudenken. Durch digitale Prozesse in diesem Bereich lassen sich beispielsweise Aufgaben einfach zuteilen, Prioritäten festlegen oder Zeitpläne schnell kontrollieren.

Zur Projektplanung, aber auch zum Arbeitsalltag generell, gehört auch die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Durch Gruppenchats, Video-Meetings und dem einfachen Austausch von Dokumenten durch ein Dokumenten-Management-System lassen sich schnell Informationen vermitteln und sich stets nachlesen.

Insgesamt lässt sich auch sagen, dass der Digitalisierungsprozess für die Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile hat. Es wird so möglich auch außerhalb des Büros zu arbeiten und damit die Arbeit besser an den Alltag anzupassen. Somit ist eine Work-Life-Balance eher gewährleistet und die Mitarbeiter können ausgeglichener und konzentrierter an ihre Aufgaben gehen. Außerdem kann dadurch unter Umständen sogar ein Fachkräftemangel umgangen werden.

Auf Dauer lassen sich in Form der Digitalisierung sowohl Kosten als auch Ressourcen sparen. Es wird nicht nur weniger Platz benötigt, sondern auch zum Beispiel weniger Porto, Druckkosten und Papier.

Doch wie fange ich denn jetzt am besten an? – Diese Frage wurde natürlich auch während des Seminars gestellt. Hier gibt es leider keine einheitliche Antwort. Wichtig ist jedoch, dass zuerst alle Prozesse im Unternehmen angeschaut werden. Was wird momentan wie gemacht? Wer ist wann für was zuständig? Nur durch eine Bestandsaufnahme kann festgestellt werden, wo überhaupt Potenzial vorhanden ist.

Ist die Bestandsaufnahme dann erledigt, sollte auch das Know-How der Mitarbeiter mit eingebunden werden. Diese arbeiten tagtäglich mit den unternehmerischen Prozessen und wissen meist am besten was gut und weniger gut läuft. Denn direkt Prozesse zu digitalisieren macht oftmals keinen Sinn. Denn schlechte Prozesse werden dann schlussendlich auch nur zu schlechten digitalen Prozessen.

Immer bedacht werden sollte auch, dass der Prozess der Digitalisierung niemals beendet ist, es sind immer wieder Bestandsaufnahmen vorzunehmen um weiter voran zu kommen. Nur so kann ein Unternehmen zeugungsfähig bleiben.

Gerne unterstützen wir Sie dabei ihr Unternehmen zunehmend digitaler zu gestalten und somit den Arbeitsalltag transparenter, effizienter und übersichtlicher zu machen, denn uns ist es wichtig mit der Zeit zu gehen und unsere, sowie die Prozesse unserer Mandanten, immer weiter zu optimieren.

Als kleinen Denkanstoß in diese Richtung, schließt dieser Blogartikel mit einem Zitat von Michael Pachmajer; Dozent für Digital Transformation Management an der Goethe Business School in Frankfurt und somit Experte für das Themen:

„Die Digitalisierung geht nicht ‚vorbei‘. Sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht.“

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