Digitale Rechnungsschreibung – Gefahren und Chancen erkennen

Immer häufiger werden wir als Steuerkanzlei Wolf & Wolf um Hilfe bei der Rechnungserstellung gebeten. Was sind die Pflichtangaben in einer Rechnung? Welchen Steuersatz muss ich anwenden? Doch nicht nur der Inhalt von geschriebenen Rechnungen stellen ist wichtig, auch die Art, wie die Rechnung geschrieben wird. Auch hier werden wir angesprochen: Welches Tool ist das Beste? Wie kann man kostengünstige Programme finden?

Wenn wir diese Fragen bekommen, sind wir sehr dankbar darüber! Denn sehr oft stellen wir bei der Buchhaltung fest, dass die Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz nicht erfüllt sind! Und immer wieder bekommen wir auf Umwegen mit, dass Rechnungen mit Word oder Excel erstellt werden. Natürlich für viele die naheliegendste Option: Die Office-Produkte sind meist so schon genutzt und verursachen somit keine weiteren Kosten.

Aber Achtung – Die GoBD!

Für Buchführung und Finanzbuchführung gelten bestimmte Vorschiften. Neben dem HGB und dem BGB sind auch die GoBD „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ für Unternehmer von großer Bedeutung.

Die GoBD sehen unter anderem vor, dass die elektronischen Daten richtig, vollständig, geordnet und unveränderbar gespeichert werden. Die Finanzverwaltung möchte hierdurch dem Missbrauch und der Manipulation entgegenwirken.

Für die Rechnungsstellung ist vor allem der Grundsatz der Unveränderbarkeit von Bedeutung. Nach § 146 Absatz 4 der Abgabenordnung dürfen Rechnung nur verändert werden, wenn der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt.  Veränderungen und Löschungen müssen also protokolliert werden.

Die digitalen Rechnungen müssen so archiviert werden, dass alle Informationen, die Sie im Laufe der Bearbeitung einfügen, nur mit einer Kennzeichnung überschrieben werden können – genau das ist bei Benutzung von Word oder Excel nicht der Fall. Die Rechnungen sind dort jederzeit veränderbar. Da hilft auch die reine Umwandlung in ein PDF-Format oder eine zusätzliche Ablage der Rechnungen in Papierform leider nicht.

Welche Folgen können auf mich zukommen?

Werden die Grundsätze der GoBD nicht eingehalten, kann es zu Problemen im Rahmen der Betriebsprüfung oder anderer steuerlicher Außenprüfungen kommen. Zweifelt der Prüfer an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, hat er die Möglichkeit bei den Umsätzen eine (Hinzu-) Schätzung der steuerlichen Bemessungsgrundlagen durchzuführen. Dies bedeutet Sie müssen mehr Steuern zahlen und im Zweifel mit einem Steuerstrafverfahren rechnen.

Wie kann ich Rechnungen GoBD-konform erstellen?

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, wobei wir ganz klar zur dritten Form der Erstellung raten!

  1. Handschriftlich
  2. Mit Textverarbeitungsprogrammen (z.B. Word/Excel)
  3. Elektronisch, in einem Datenverarbeitungsprogram (Faktura-Programm)

Jetzt fragen Sie sich sicherlich, wieso doch die Möglichkeit der Erstellung in Word und Excel zur Option steht. Hier ist ganz deutlich darauf hinzuweisen, dass das Schreiben von Rechnungen zwar möglich ist, aber nur mit einem Zusatz:

Erfolgt die Erstellung der Rechnung mittels Word oder Excel, und soll die Rechnung als elektronische Datei gespeichert oder mittels eines Datenverarbeitungs-Systems gespeichert werden, so gelten die besonderen Vorschriften der GoBD für die elektronische Aufbewahrung. Ein Speichern der Datei als Word- oder Excel-Dokument sowie die Speicherung in einem internen -System erfüllen nicht die Vorgaben der GoBD. Die Dokumente könnten jederzeit geändert werden.

Das bedeutet die geschriebenen Rechnungen müssen direkt nach Erstellung in ein revisionssicheres DMS (Dateimanagementsystem) oder direkt für die Buchhaltung in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden – auch hier steckt eine revisionssichere Aufzeichnung dahinter!

Wieso Rechnungen digital mit Faktura-Programmen erstellen? Welche Vorteile habe ich?

Die sicherste Lösung ist es, Rechnungen direkt in revisionssicheren Rechnungsprogrammen zu erstellen. Hier gibt es inzwischen viele kostengünstige Cloudlösungen mit oftmals auch sehr guten Extrafunktionen. So kann oftmals direkt das Online-Banking angebunden werden, sodass das Mahnwesen tagesaktuell ohne großen Mehraufwand geführt werden. Werden zum Beispiel bei Lexoffice Rechnungen geschrieben, kann die Anbindung zu uns in die Buchhaltung mit nur wenigen Klicks erfolgen, so ist kein gesondertes hochladen der geschriebenen Rechnungen in DATEV Unternehmen Online mehr nötig.

Zudem müssen laut Gesetz seit dem 27. November 2020 alle Rechnungen gegenüber öffentlichen Rechnungsempfängern (z.B. städtische Einrichtungen) in der einheitlichen elektronischen Form ausstellt und übermittelt werden. Dieses Format, die sogenannte XRechnung besteht aus einem vorgegebenen Datensatz. Auch hier ist die Erstellung ausschließlich mit Faktura-Programmen möglich.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 gilt die Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen unter den Voraussetzungen, dass der Rechnungsempfänger schriftlich, mündlich oder stillschweigend dem elektronischen Versand zugestimmt hat. Das bedeutet, dass Rechnungen nicht zwingend ausgedruckt, frankiert und versendet werden müssen. Hier kommt es vor allem zu Kostenersparnisse im Bereich des Personals für den Postversand, dem Scannen für die Buchführung, Porto, der Papierarchivierung, dem Büromaterial und den Druckkosten.

UNSERE EMPFEHLUNG

Gemeinsam mit Ihnen finden wir den zu Ihnen passenden und GoBD-konformen Weg zur Erstellung von Rechnungen. KONTAKTIEREN SIE UNS!

Die fachlichen Informationen auf dieser Seite sind der Verständlichkeit halber kurzgehalten und können die individuelle Beratung durch uns nicht ersetzen. Die Informationen sind sorgfältig zusammengestellt und recherchiert, jedoch ohne Gewähr.

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